Kanban voor webdesign teams: praktische implementatie
Stap-voor-stap handleiding voor het opzetten van een kanban bord dat écht werkt voor je design workflow.
Waarom kanban voor designteams?
Je hebt het waarschijnlijk wel eens gehoord: kanban werkt geweldig voor softwareteams. Maar webdesign? Dat’s een ander verhaal. Design is visueel, iteratief en vol onverwachte veranderingen. Daar’s kanban eigenlijk perfect voor.
Het verschil met traditionele projectmanagement is dat kanban niet voorschrijft hoe je moet werken — het visualiseert wat je al doet. Je ziet meteen waar dingen vast lopen, welke designer overbelast is, en waar feedback wacht. Geen grote spreadsheets, geen wekelijkse statusmeetings. Gewoon een bord dat de werkelijkheid toont.
Stap 1: Het bord opzetten
Begin simpel. Je hebt maar drie kolommen nodig: Backlog, In Progress, Done. Dat’s het. Niet meer, niet minder.
Voor webdesign voegen veel teams een vierde kolom toe: “Review”. Dat’s handig omdat je designer kan zien dat hun werk klaar is, maar nog op feedback wacht van de client of projectmanager. Zo zit werk niet stiekem vast tussen “In Progress” en “Done”.
Fysiek bord of digitaal? Maak niet uit. Een real whiteboard werkt perfect voor teams op dezelfde locatie. Miro, Trello of Jira werken beter als je verspreid zit. Het enige dat telt: iedereen ziet het elke dag.
- Backlog: Alles wat nog moet gebeuren
- In Progress: Waar je team nu aan werkt (max 1 per designer)
- Review: Wacht op feedback of approval
- Done: Klaar, opgeleverd, afgerond
Stap 2: De workflow definiëren
Dit is waar het interessant wordt. Voor webdesign volgt jouw workflow waarschijnlijk niet precies het standaard kanban schema. En dat’s prima — kanban is flexibel.
Veel designteams werken zo: Backlog Kickoff Wireframe Design Handoff Review Done. Dat zijn zes stappen. Je kan ze allemaal als kolommen toevoegen, maar eerlijk gezegd wordt het dan onoverzichtelijk. Beter is om de belangrijkste stappen te kiezen en kleinere tussenstappe samen te voegen.
Wat je wel moet doen: een “WIP limit” instellen. WIP betekent “Work In Progress”. Zeg dat elke designer maximum 2 taken tegelijk mag hebben in “In Progress”. Dit forceert focus en voorkomt dat iedereen alles tegelijk aan het doen is.
Stap 3: Kaarten ontwerpen
Elke kaart op je kanban bord is een taak. Een kaart moet genoeg informatie bevatten om duidelijk te zijn, maar niet zoveel dat je een half uur moet lezen.
Korte naam van de taak. “Homepage wireframe” niet “Werk aan het project”. Zorg dat je het in één oogopslag snapt.
Wie werkt eraan? Als je geen naam hebt, gaat het niet in “In Progress”. Dat voorkomt dat werk in nevel verdwijnt.
Hoog, medium, laag. Niet alles is urgent. Een kleur per level helpt enorm.
Niet verplicht, maar nuttig voor dingen met echte deadlines. Markeer ze duidelijk.
2-3 zinnen context. Wat moet er gebeuren? Waarom? Welke feedback is belangrijk?
Link naar Figma, design document, of screenshot. Zorg dat niemand hoeft te zoeken.
Stap 4: Daily standup met het bord
Dit is waar kanban echt leeft. Elke ochtend — en we bedoelen echt elke ochtend — kijken jullie samen naar het bord. 10 minuten. Niet meer.
Wat je vraagt: Wat hebben we gisteren gedaan? Wat vandaag? Wat zit vast? En die laatste vraag is cruciaal. Als iets in “In Progress” vastzit, help je elkaar het los te maken. Een designer wacht op feedback? Geef die feedback vandaag. Design zit vast omdat je wacht op content? Stuur een reminder naar je client.
Het bord wordt niet alleen een to-do list — het wordt je communicatietool. Na 2 weken zie je patronen. Designer A haalt alles af, maar Designer B loopt altijd tegen blockers aan. Designer C’s taken zitten lang in Review. Die inzichten zijn goud waard.
Stap 5: Metrics die tellen
Je hoeft geen data scientist te zijn, maar drie dingen zijn nuttig om bij te houden:
Cycle time: Hoe lang doet een taak erover van “Backlog” naar “Done”? Start met bijhouden. Na een maand zie je het gemiddelde. Wordt het sneller? Prima. Blijft het hetzelfde? Dan moet je iets veranderen.
Throughput: Hoeveel taken ronden jullie af per week? Dat geeft je zichtbaarheid in team capacity. Kan je client nog twee projecten toevoegen? Kijk naar je throughput, niet je optimisme.
Bottlenecks: Waar staan taken stil? In Review? In Backlog? Als 80% van je werk in Review zit, is je blocker niet capaciteit — het’s feedback. Zorg dat review sneller gaat.
“Het grappige is: kanban werkt niet omdat het perfect is. Het werkt omdat het simpel is. Je ziet meteen wat er aan de hand is. Geen verrassingen meer in standups.”
— Designteam feedback na 3 maanden kanban
De volgende stap
Kanban voor webdesign is niet moeilijk. Je hebt geen trainingen nodig, geen consultants, geen software die duizend euro per maand kost. Je hebt een bord nodig, vier kolommen, en de discipline om het elke dag te gebruiken.
Begin volgende week. Zet een whiteboard op. Schrijf vier kolommen. Voeg je huidige projecten toe. En kijk morgen ochtend wat er gebeurt.
Kanban werkt het best als je team klein is — tot ongeveer 8 personen. Groter dan dat? Dan gaat het complex worden. Maar daar maken we ons nu niet druk om. Start met simpel. Verbeter daarna.
Over deze gids
Dit artikel is informatief en bedoeld als educatief materiaal. De beschreven kanban-methoden zijn gebaseerd op industrie best practices, maar elk team is anders. Wat voor ons werkt, hoeft niet perfect voor jouw situatie te zijn. Pas de aanpak aan naar jouw behoeften. Experiment, meet, en itereer — dat’s eigenlijk het hele punt van kanban.
